Migliorare la comunicazione nel team / Enhancing team communication

by simonacampli

team communication

Com’è la comunicazione nel vostro team di lavoro? Casuale o pianificata? Diretta o principalmente delegata alle email? Individuale o di gruppo?

Queste sono tutte domande da porsi quando si organizza il lavoro quotidiano di un team, specialmente se i membri di cui è composto hanno tutti  ruoli differenti, svolgendo, quindi, giorno per giorno, compiti che non si sovrappongono tra loro.

L’indipendenza è una buona caratteristica nella gestione di progetti di lavoro importanti; il tempo è sempre poco e bisogna rispettare le scadenze, perciò, si tende a suddividere il lavoro in parti diverse da far svolgere a persone diverse. Ma come si assembla poi il tutto?

Spesso si sottovaluta il processo di condivisione dei risultati e di riunificazione delle parti, al fine di avere un risultato finale veramente efficace e di ottima qualità, da mostrare ai buyer, ai consumatori.. al nostro target di riferimento, insomma. Se questa fase non viene completata con cura, usando le giuste strategie, il risultato finale sarà caotico e non convincerà il pubblico.

Per evitare il caos c’è bisogno di mantenere un livello di comunicazione molto efficiente all’interno del team, prima, durante e alla fine di un progetto. Il semplice invio di email tra i colleghi non è più sufficiente, anzi spesso crea solo momenti di distrazione e confusione nel lavoro di ogni singolo.

Bisogna anche considerare che ogni partecipante al team ha, infatti, uno stile personale nella gestione della propria creatività e produttività lavorativa, e se non viene condivisa una linea comune, si rischia ancora una volta di creare solo confusione nel assemblaggio finale.

Il tutto non è la somma delle singole parti, ci insegna la psicologia della Gestalt. Per avere un tutto veramente rappresentativo del team che l’ha composto, bisogna tener conto degli stili personali e soprattutto condividere – prima, durante e alla conclusione del progetto – le sensazioni, le percezioni, gli obiettivi, le intenzioni, le convinzioni, le motivazioni e le credenze, del nostro team. Ma quando e come possiamo comunicare all’interno di un team questi contenuti cruciali di definizione del nostro lavoro?

Un buon metodo è quello di organizzare dei meeting a cadenza regolare dove si potranno svolgere delle sessioni di identificazione del gruppo di lavoro, presentare le linee guida del progetto, condividere gli step che si stanno portando avanti individualmente, presentare dubbi o chiarire obiettivi in qualsiasi momento ce ne sia bisogno.

Oltre alla comunicazione diretta in questi incontri si possono usare degli strumenti informativi specifici che aiutano il gruppo a riflettere insieme ma anche a fissare dei contenuti condivisi in modo che possano rimanere anche scritti e possano, quindi, essere tenuti a mente, passo passo, da tutti i membri del gruppo.

Ne potremmo citare moltissimi, alcuni così ben strutturati che per descriverli ci vorrebbero post interi, li vedremo un pò alla volta all’interno di questa serie di post sullo Strategy Mentoring.  Per cominciare, citiamone qualcuno:

  • mappe mentali, capaci di guidare il brainstorming anche nei primissimi passi della definizione dell’idea
  • la tecnica della scala, per scomporre gli obiettivi complessi, all’indietro, fino ad individuare singole azioni da poter svolgere in breve tempo
  • un diagramma “importante” / “urgente” dove posizionare, come in un continuum, i singoli compiti una volta individuati. Questa è, infatti, una confusione che può costare perdite di tempo notevoli nella pianificazione degli obiettivi di lavoro. La definizione di cosa è importante e cosa è urgente va stabilita nel team, partendo dalla definizione del progetto e dei singoli step individuati grazie alla tecnica della scala.

Per l’utilizzo interattivo di queste strategie si possono usare i post-it che velocemente potranno permettere numerose modifiche e personalizzazioni a tutti i membri del team. Ne esistono anche di carta riciclata e ovviamente i diversi colori aiutano nella personalizzazione dei compiti che ci sono scritti sopra!

Per la comunicazione a distanza il gruppo può anche rimanere in contatto e condividere contenuti grazie a specifici software o programmi che in tempi più recenti sono stati messi a punto proprio per la gestione manageriale di gruppo. Spesso ritroviamo le funzioni tipiche dell’email o dei social network, strumenti ormai ben conosciuti e usati quotidianamente. Un esempio è Asana o anche Yammer.

Non ci sono più scuse per non comunicare! Cominciate subito a migliorare la comunicazione all’interno del vostro team.

 

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How good is the communication within your team at work? Casual or planned? Direct or mainly delegated to emails? Carried out Individually or in group?
These are all questions to be answered when we organize the work in a team, especially if the members of  it  tend to have different roles and, therefore, separate daily tasks.

Independence is a good characteristic when it comes to management of important projects; the time is always too short and it is indeed crucial to respect deadlines, therefore, people have the tendency to divide the job in different parts to be completed by different people. But how can we put everything together in the end?

The process of sharing the results and putting together the parts is too often underestimated; let’s remember the purpose is to have a really effective final result of high quality, to be presented to buyers or consumers.. to our target of reference, in short. If this step is not completed carefully, using the correct strategies, the final result will be chaotic and won’t persuade our public.

To avoid chaos the level of efficient communication must remain high and constant within the team, before, during and in the final steps of a project. The simple dispatch of email among the colleagues is not enough, rather it often creates moments of distraction and confusion in the daily workload of each one.
It must be also kept in mind that every member to the team has, in fact, a personal management style in the when it comes to his/her own creativity or productivity, so if there’s a mutually agreed “common ground”, the risk is, again, to create chaos and confusion when the final delivery must be put together.

The whole is not the mere sum of the single parts, that is what Gestalt psychology teaches. To have a really representative whole it is simply necessary to take into account personal styles and especially to share – before, during and in the final steps of the project – feelings, perceptions, objectives, intentions, convictions, motivations and beliefs, of our team.

But when and how we can communicate within the team these crucial contents to have a better definition of our project?

A good method is to organize regular meetings where it would be important to plan identification sessions for the group, while presenting the guidelines of the project and sharing the individual tasks and efforts that are developed individually. In this context every doubt or clarification required should, and must, be addressed immediately.

Direct communication isn’t all we can do. There are also specific informative tools that the group could use to reflect together but also to fix some shared contents so that  they can represent solid contents to be kept to mind, step by step, by every member of the group.
These can also be written on a board that should be set somewhere in the office clearly visible from everyone.

Getting back to the communication strategies we have not enough space to explain them all at once; we’ll go through them in time, building this new content page of the blog called Strategy Mentoring. Today I’d like to start with these key tools:

  • Mental Maps; these are able to lead a successful brainstorming session, when we start to define an idea.
  • The staircase technique, to break up complex objectives into simple actions to be identified, backwards, and then realized in a short period of time.
  • A diagram “important” / “urgent” where we can place, as in a continuum, each single assignment, once identified. This is, in fact, a common confusion that can cost important losses of time when it comes to planning daily and longterm objectives. The definition of what is important and what is urgent must be decided within the team, starting from the definition of the project and of each single step identified with the staircase technique.

Sticky notes can easily be used for these interactive strategies so to allow several changes and customization by each member of the team.  They also come into recycled paper and millions of colors so the job will be even more simple and even amusing!

For the distance communication the group can maintain a good communication thanks to specific softwares or programs that have been invented recently specifically for group management. They offer easy functions similar to email software or social networks that we use daily. Examples are  Asana or Yammer.

Now, we have no more excuse to avoid good communication! Let’s start today enhancing your team communication!

 

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