Gestione del tempo / Time Management

by simonacampli

Who’s got time wastes time,

is a saying we might all have experienced in our daily life. It brings back to mind those school days when it’s time for homework. Did ever happen to you? Starting a task is always the hardest part, once we overcome the first step, reaching the goal is a job helped by inertia, other than our active effort and by the objective that, while it gets closer, helps our determination to stay focused.

But at the starting point the tendency to procrastinate and being distracted is extremely strong.

We have already discussed in the past how the difficulty to stay focused is a problem that with the digital era has been awfully increased, becoming even a lifestyle more than isolated episodes: the constant fragmentation of our attention.

We work on the laptop keeping several tabs simultaneously open, as a symbols of hanging conversations that we must go back to. Communications tools have increased as we pay attention constantly to the phone, emails, chats while we are still in a living world with other people, as if we work in an office.

So with the highest de-focus we start every task weaker than ever. We might add to that, some oppositions that come with the task itself: in can be a hard work, we might not like it, finding it useless or boring or just wrong. So the initial rock to climb is now quite a mountain.

Time Management isn’t always an automatic balance. We have, though, some strategies that can be useful to make this management more efficient and effective: reducing the waste of time and using is to achieve the best quality goal possible.

    • The first myth to debunk is multitasking: is it true than when we work moving our attention unexpectedly from one thing to another we achieve more in the end? Make your multitasking more organized: give yourself a minimum time to spend with each task before having the chance to update another one.
    • Organize your tasks by priority. Break up one task into little steps and organize them into a to do list.
    • If suddenly something urgent comes up, before moving toward it, ask yourself: can I solve this in one minute or less? If so then go on, otherwise this “urgency” might have to wait for the next pause you’ve scheduled.
    • Organize your tasks for common aspects. When multitasking , is easier to follow up on similar things.
    • If at the end of the day your tasks are not done than, before closing up, you need to revise the to do list: is there something you’ve discovered as useless? Did you solve several tasks in one? Your priority order has changed after having gathered new information? A to do list must always be updated to maintain its efficacy
    • Always follow the pleasure: organize tasks having some enjoyable things to do every now and then. Pleasure is a strong incentive in work for the human being so use this push to your advantage.

These and other strategies may help you in your time management. Are you looking forward to getting the job done?

 

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Chi ha tempo perde tempo,

è un proverbio che tutti noi abbiamo incontrato nella nostra vita quotidiana. Mi ricorda dei pomeriggi dopo la scuola quando arrivava il momento di mettersi a fare i compiti. Vi è mai capitato? Cominciare un lavoro è sempre la parte più difficile, una volta che superiamo il primo passo il raggiungimento del risultato è un processo spinto, oltre che dal nostro lavoro attivo, dall’inerzia e dall’obiettivo finale che, mano mano che si avvicina, ci stimola a mantenere la concentrazione.

Ma al punto iniziale la tendenza a rimandare ed essere distratti è fortissima.

Abbiamo già accennato in passato alle difficoltà di concentrazione che, con la digitalizzazione della vita di ognuno di noi, sono diventate più che singoli episodi un vero e proprio stile di vita in cui ci troviamo immersi: la frammentazione della nostra attenzione è costante.

Lavoriamo al computer tenendo aperte tante finestre, simbolo delle conversazioni che rimangono a metà, su cui dobbiamo tornare. I canali di comunicazione si sono moltiplicati in diversi strumenti (email, telefono, cellulare), accostati poi alla comunicazione dal vivo che possiamo avere se ci troviamo in un luogo con altre persone.

Quindi, con la massima deconcentrazione, affrontiamo l’inizio di ogni compito già indeboliti. Se poi entrano in gioco delle altre resistenze (il compito non ci piace, lo riteniamo inutile, sbagliato, difficile) questo scoglio iniziale sembra quasi una montagna.

Il Time Management ovvero la Gestione del nostro Tempo non sempre è un equilibrio spontaneo. Possiamo utilizzare alcune strategie ad hoc per rendere questa gestione più efficace ed efficiente: minimizzare lo spreco e usare le ore che abbiamo a disposizione per un risultato di alta qualità.

  • Primo mito da sfatare è il multitasking: lavorare spostando continuamente l’attenzione da un compito ad un altro ti aiuta veramente a produrre di più? Disciplina il tuo multitasking: datti un tempo minimo prima di poter interrompere il lavoro che stai facendo per controllare qualcos’altro.
  • Organizza il lavoro per priorità. Scomponi l’obiettivo in singoli step e organizzali in una lista, per priorità.
  • Se qualcosa di urgente attira la tua attenzione chiediti: posso risolverlo in un minuto? se si allora segui l’urgenza, altrimenti dovrà aspettare il tuo tempo minimo prestabilito per la prossima pausa.
  • Organizza i tuoi compiti per comuni denominatori. E’ più semplice seguire contemporaneamente diversi compiti dello stesso tipo o argomento, piuttosto che fare cose completamente diverse che richiedono capacità differenti.
  • Se il compito che stai seguendo non viene esaurito in un giorno, alla fine della giornata controlla la lista delle azioni da fare: c’è qualche step che si è rivelato inutile? hai già risolto più azioni in una più complessa? le priorità sono cambiate alla luce di maggiori informazioni che hai raccolto? una lista deve sempre essere aggiornata per avere un’alta efficacia
  • Segui sempre la regola del piacere: inserisci dei compiti piacevoli o divertenti o semplici ogni due o tre compiti difficili. Il piacere è una forte spinta all’azione per l’essere umano, usa questa forza a tuo beneficio.

Questa ed altre strategie possono aiutarci a migliorare la gestione del nostro tempo. Non vedi l’ora di cominciare?

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